Dentro del ámbito empresarial, predomina la idea de optimizar la productividad. En este contexto, las empresas hoy en día se centran en la estandarización de procesos, ya que facilita alcanzar eficiencia, calidad y coherencia en cada operación realizada.
De este modo, la estandarización de procesos se convierte en el pilar fundamental de cualquier empresa que requiera delimitar de forma precisa y clara sus funciones y procedimientos, con el fin de realizar algo de igual forma en cada oportunidad.
Con el crecimiento de estos métodos, AK Digital es una compañía especializada en la transformación digital y busca introducir la cultura de innovación en las empresas, mientras optimiza su rendimiento. Si deseas entender la importancia de tener procesos estandarizados, los beneficios que ofrecen y cómo implementarlos en tu negocio, no te pierdas esta información.
¿Qué es la estandarización de procesos?
Los procesos estandarizados son como una guía que siguen muchas empresas para llevar a cabo sus tareas de manera eficiente y uniforme. Consiste en establecer una secuencia de pasos seguidos, como un método, para cada actividad, que puede ser para la producción o, incluso, para la atención al cliente.
¿Cuáles son los beneficios de contar con procesos estandarizados?
Una inquietud habitual de los dueños es asegurar la calidad de sus servicios. La estandarización de procesos elimina esta preocupación, ya que asegura que las acciones se realizarán de forma consistente. Además, las siguientes son sus principales ventajas:
- Aumento de eficiencia: mejora los flujos de trabajo y elimina actividades innecesarias, incrementando así la productividad.
- Mejor calidad y consistencia: al adherirse a normas predefinidas se aseguran resultados confiables, minimizando la variabilidad y los errores, y mejorando notablemente la calidad de los servicios y productos.
- Facilidad de instrucción: la guía clara y concisa permite que los nuevos empleados se adapten rápidamente.
- Ayuda a tomar decisiones: conocer cómo se desarrollan las tareas al detalle apoya la toma de decisiones informadas y realistas, acelerando la resolución de problemas potenciales.
- Facilidad de implementación de cambios: tener todo ordenado y preciso facilita determinar cómo impactarán los cambios y mejoras analizadas.
¿Cómo se lleva a cabo la estandarización de procesos?
Para estandarizar los procesos dentro de una empresa, es esencial considerar diversos factores, como las necesidades particulares de la compañía. A continuación, se presentan los pasos más fundamentales:
Detección de procesos esenciales
El primer paso consiste en identificar los pasos de los procesos más cruciales de la empresa. Para ello, es beneficioso utilizar diagramas de flujo (básicos y multifuncionales) y mapas detallados, ya que permiten evaluar cada fase y tarea, destacando fortalezas, debilidades, cuellos de botella e incluso oportunidades de mejora.
Elaboración de los objetivos
Determina qué deseas alcanzar en cada proceso (ya sea calidad, tiempo, costo, etc.). Una vez identificado, hay que elaborar documentos informativos que detallen los pasos, los responsables y los criterios de rendimiento. Finalmente, es fundamental establecer las KPI, ya que con ellas se evalúa el éxito de cada proceso.
Documentación, formación y comunicación entre equipos
Creación de manuales concisos, claros y detallados, fáciles de seguir y entender. En dichos manuales deben estar descritos cada uno de los pasos y tareas, de manera que sea fácil detectar una falla en caso que aparezca. Además, es útil para capacitar a los equipos involucrados, para que así cada uno sepa cuáles son los nuevos estándares. Para lograrlo, la comunicación es clave, por lo que es fundamental utilizar diversos canales de comunicación para mantener informados a todos (la nube es una herramienta).
Puesta en marcha
Es aconsejable comenzar con un piloto, introduciendo los nuevos procesos a pequeña escala para corregir posibles problemas antes de extenderlos a toda la empresa. Esto es esencial para una transición gradual, ya que se debe cambiar a una nueva estructura sin que el impacto se sienta demasiado.
Supervisión y mejora continua
Cada cierto tiempo se deben evaluar las KPI para contrastarlas con los objetivos establecidos anteriormente. De existir desviaciones, se pueden identificar sus casos y tomar las medidas correspondientes para solucionarlas.
Estandarización de procesos con AK Digital: lleva tu empresa al siguiente nivel
Disponer de procesos estandarizados va más allá de tener tareas documentadas de manera homogénea. En esencia, implica contar con criterios de desempeño bien definidos, evaluar el éxito mediante métricas y especificar las responsabilidades concretas de los equipos involucrados.
Desde la optimización del flujo de trabajo hasta la satisfacción del cliente, la estandarización de procesos es fundamental en la industria actual, y empresas como AK Digital lo hacen posible. Esta compañía comprende las herramientas tecnológicas de integración que te permiten lograr eficiencia y maximizar la productividad de tu negocio mediante la optimización de procesos.
Si deseas conocer cómo AK Digital puede asistir a tu empresa para alcanzar un nivel superior y beneficiarte con procesos estandarizados, recuerda contactarlos a través de su sitio web.
